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La auditoría ciudadana

Aclarando conceptos

Algunas definiciones clave a tener en cuenta son:

¿Qué es una auditoría ciudadana?

  • Puede entenderse como “un mecanismo de rendición de cuentas, donde los ciudadanos y las ciudadanas se organizan y movilizan para evaluar o auditar el desempeño del gobierno y las decisiones de políticas públicas” (Berthin, 2011. p.20). En este sentido es un proceso que nace y se organiza exclusivamente desde la sociedad civil y en donde las instituciones tienen el deber de facilitar lo necesario para que la auditoría sea exitosa.
  • Las Políticas Públicas son las medidas que toma el Estado frente a un problema determinado para buscar darle una solución (Martínez Franzoni, 2003), pueden entenderse como líneas de acción, programas, proyectos y actividades de las instituciones públicas y son desarrolladas por las instituciones públicas o indirectamente por terceros (concesiones, privatización, etc.).
  • Este proceso de control que ejerce la ciudadanía sobre las actuaciones del Estado beneficia positivamente al país porque democratiza el acceso a las instituciones, permitiendo que las personas valoren y propongan. Para las instituciones representa una oportunidad para retroalimentar su trabajo y para relacionarse con la sociedad civil, como aliada estratégica en la transformación social.
  • La auditoría social es una herramienta participativa que se puede convertir en un mecanismo para controlar la corrupción, mejorando así el desempeño de los gobiernos y las autoridades. Por eso resulta fundamental que las instituciones mantengan actitudes de apertura y colaboración con estos procesos.

¿Qué esperar de un proceso de auditoría social?

Es importante que usted recuerde que la mayor parte de la información sobre el quehacer institucional es pública y que, por lo tanto, puede ser solicitada por un ciudadano particular, por una organización o iniciativa social.

En los procesos de auditoría social, diferentes personas, instituciones, y organizaciones de la sociedad se articulan y formalizan una alianza, determinando objetivos muy concretos y un plan de acción que se implementa en un plazo establecido.

De acuerdo con el interés común, la ciudadanía puede tomar la decisión de auditar programas o servicios tales como:

  • Políticas, leyes, programas, planes: por ejemplo, la Ley de Violencia Doméstica, programas contra la pobreza, el acceso a la información, el cumplimiento de las convenciones internacionales.
  • Infraestructura y obras públicas: como proyectos de electrificación en las calles, pavimentación de las mismas así como la construcción de carreteras y puentes.
  • Servicios Públicos: transporte, servicio de basura, registro e impuestos de las propiedades, transporte público, servicios de basura y reciclaje, mercados públicos, servicios de agua, entre otros.
  • El funcionamiento de una oficina o despacho o de un Circuito Judicial.

Es muy importante que las funcionarias y los funcionarios judiciales tengan buena disposición a facilitar los procesos de auditoría. Esta guía es una orientación sobre lo que usted puede esperar de una auditoría ciudadana, para ello repasa la dinámica del proceso y señala algunos elementos que le pueden ser solicitados durante la implementación.

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El proceso de auditoría social: orientaciones para las instituciones auditadas

Estas orientaciones son una guía sobre elementos que deberá considerar al momento en que le contacten con el objetivo de auditar su oficina o despacho o algún proceso o proyecto vinculado. La exposición de estos elementos sigue la lógica de las etapas de una auditoría.

Pasos de una auditoría

Una auditoría se compone básicamente de tres partes:

  • Recolección de la información
  • Sistematización y análisis de la información
  • Presentación de los resultados de la auditoría.

En los dos primeros momentos se solicitará la información y apoyos a su oficina o despacho, por ello, seguidamente se brinda una explicación general de lo que usted debe prever, así como de las coordinaciones que corresponderían.

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1. Recolección de la información:

De acuerdo con los objetivos propuestos, la auditoría identifica las instancias donde se encuentra la información. Por ello, procede a contactarlas por separado y a hacer la solicitud formal.

Cuando usted reciba una solicitud de este tipo, piense que es un derecho ciudadano, pero que también es una oportunidad para demostrar los aciertos de su oficina y para recibir retroalimentación sobre algunos elementos que pueden ser mejorados. Considere la auditoría social como un proceso beneficioso para el país y para su institución.

Por otro lado, también debe saber que puede recibir solicitudes de información relativas a otras instancias que están siendo auditadas. Esto sucede cuando existen alianzas o intercambios de documentación entre su oficina y una instancia que es auditada.

En esta fase, las visitas o llamadas de quienes auditan son múltiples, por ello existen algunas acciones que debe llevar a cabo.

i. Conformación del grupo de enlace

Como su nombre lo indica, este grupo constituye el enlace entre las personas que solicitan la auditoría social y la oficina o despacho que es auditado, por lo cual brindará la información que corresponda, de acuerdo con sus alcances.

Además realizará las gestiones pertinentes con la auditoría, siempre que sea necesario.

¿Qué se hace?

  • Primero se conforma el grupo de enlace. Su integración dependerá de la magnitud de lo solicitado.
  • Es importante que se contabilice esta obligación en la planificación de las responsabilidades de las personas que integran este grupo, con el fin de que no sean sobrecargadas.
  • El grupo de enlace deberá acordar con su jefatura, los mecanismos para obtener vistos buenos sobre la información que sea entregada a la auditoría social, además de acordar vías de comunicación y consulta permanente.
  • Algunos datos que usted puede solicitar a las personas que coordinan la auditoría social son:
    • Organizaciones que integran la iniciativa;
    • Objetivos propuestos;
    • Instancia, programa o proyecto que se está auditando;
    • Nota formal sobre la información que se solicita.
    • Nombres, teléfonos y correos-e de las personas contacto, a fin de coordinar lo que corresponda.

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ii. Preparación de la información solicitada

Dependiendo de los objetivos, la auditoría ciudadana podría solicitar información como la siguiente:

  • Marcos legales, leyes, reglamentos, disposiciones, etcétera.
  • Documentos en formato impreso, digital, de audio, video o fotografía, entre otros que describan, se vinculen o hagan referencia a un proyecto o proceso.
  • Cartas públicas o memorándums intercambiadas entre instituciones, donde se dice algo sobre el proyecto o proceso;
  • Mecánicas de funcionamiento de una instancia: organigrama, nombres de las personas que la integran; mecanismos para la toma de decisiones; existencia de comisiones o equipos de trabajo, su conformación y funcionamiento; frecuencia de reuniones.
  • En caso de que lo auditado sea parte de una coordinación interinstitucional, también le podrían solicitar información similar: instituciones integrantes; nombre de las personas que representan a las instituciones, sus números de teléfono y correos electrónicos; mecánica de funcionamiento, incluyendo la forma en que se toman decisiones; existencia de comisiones o equipos de trabajo y su funcionamiento; frecuencia de reuniones.

¿Qué se hace?

  • Cuando reciba la nota formal de solicitud de información, reúnase con su jefatura y bríndele un informe detallado sobre las coordinaciones realizadas hasta ese momento y sobre lo solicitado.
  • En conjunto, se debe valorar la viabilidad de entregar lo solicitado, o si se requiere mayor información para responder a la solicitud.
  • Si se procede con la entrega de lo solicitado, el grupo de enlace deberá indicar a la auditoría ciudadana la fecha de esta entrega.
  • Como corresponde, toda nota debe ser enviada formalmente y deberá contar con su respectiva constancia de recibo.
  • Proceda a preparar la documentación solicitada.

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iii. Entrega de la información solicitada

Este es el momento en que el grupo de enlace hace entrega formal de la documentación solicitada.

¿Qué se hace?

  • Cuando tenga lista toda la documentación, redacte una nota en la que se detalle la información que se entrega y adjúntela al material.
  • Como corresponde, toda nota debe contar con su respectiva constancia de recibo.
  • Siempre manifieste que está a disposición de cualquier otra coordinación que sea necesaria.

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2. Sistematización y análisis de la información

En esta fase la instancia que audita realiza la sistematización y el análisis de la información que recolectó, tanto en su oficina o despacho, como en otras instancias.

En esta fase podran haber peticiones de otra información adicional o solicitudes de aclaración.

Al igual que en otros momentos:

  • Solicite notas formales de petición de información, documentos o aclaraciones.
  • Coordine con su jefatura cualquier solicitud que reciba.
  • Responda en los tiempos estipulados por ley y asegúrese de que toda nota enviada por usted, tenga registro de recibo.
  • Póngase a disposición de la iniciativa.

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3. Presentación de la auditoría.

Esta es la fase en la que la instancia organizadora presenta la auditoría realizada.

Normalmente, su oficina o despacho será invitado a participar y es muy importante aprovechar esta ocasión que lejos de ser una amenaza es una enorme oportunidad de crecimiento institucional. Independientemente de ello, recuerde que usted puede solicitar una copia de la presentación.

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Elaboración de informe

Al finalizar, el grupo de enlace deberá presentar un informe detallado sobre este proceso, en el que se relate las acciones llevadas a cabo y se anexe toda la documentación e información entregada.

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