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Audiencias ciudadanas

I. Aclarando conceptos

Este es un mecanismo en el que la ciudadanía, las organizaciones y otras expresiones de la sociedad civil, pueden solicitar una audiencia con el fin de realizar consultas, pedir información, presentar una situación y en general: abrir espacios para la incidencia y la toma de decisiones.

Cuando las personas solicitan una audiencia, asegúrese de brindar una atención amable y de contribuir de la mejor manera a realizar las coordinaciones que hagan posible el espacio.

Esta guía le brinda algunas orientaciones para preparar una audiencia ciudadana.

II. Planificación

El éxito de cualquier actividad de participación ciudadana radica en su cuidadosa y detallada planificación.

En el caso de las audiencias ciudadanas, aunque se trata de una solicitud que usted recibe, existen ciertos elementos que deben ser organizados. A continuación se sugieren algunos, pero usted podrá modificarlos de acuerdo con su realidad y requerimientos.

1. Personas organizadoras

  • Cuando la ciudadanía o la sociedad civil solicita una audiencia, se deben nombrar al menos dos personas para que organicen la sesión y que sean el enlace con las y los solicitantes.

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2. Canales de comunicación

  • Las personas organizadoras deben aclarar los canales de comunicación, solicitando nombres, números de teléfono y correos electrónicos de las personas contacto.
  • La comunicación debe ser clara, procure que las personas sepan si es posible que la audiencia ciudadana sea en los términos y con las personas que solicitan. A pesar de lo cargado de las agendas de trabajo en el Poder Judicial, es importante procurar esos espacios de atención para la ciudadanía.
  • Comunique transparentemente cualquier imprevisto o modificación. Por ejemplo si se asumió el compromiso pero cerca de la fecha surge algún imprevisto asegúrese de comunicarlo con antelación a las personas que solicitaron la audiencia y de ser posible reprograme de inmediato una nueva fecha.
  • Es importante confirmar las audiencias vía telefónica unos días antes de su realización.

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3. Datos que deben ser solicitados

Las personas organizadoras deben contar con esta información de los y las solicitantes de la audiencia:

  • El tema que desean tratar.
  • Su propósito con la actividad.
  • Instancias, programas o proyectos específicos que son objeto de la audiencia.
  • Funcionarios o funcionarias clave cuya presencia sea solicitada.

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4. Preparación de los materiales

  • Indague quiénes son las personas y organizaciones que se harán presentes. Este es un dato importante, pues los materiales deben ser ajustados a las características de la población. Un documento de referencia para este punto es “Características de la información dirigida a la ciudadanía”.
  • Aliste todos los materiales necesarios para la audiencia, siguiendo los criterios indicados.

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5. Preparación de la sesión de audiencia

La audiencia puede ser ordenada de acuerdo con una agenda. Vaya a ese enlace para obtener más información sobre ese instrumento y para descargar una plantilla.

Se sugiere preparar la sesión de la siguiente manera:

  • Como primer punto, dé la bienvenida.
  • Solicite a las personas que se presenten indicando su nombre, su organización o institución y la responsabilidad que allí desempeñan.
  • El primer espacio de la agenda debe ser destinado a las personas solicitantes del espacio, para que expliquen sus puntos de vista.
  • El siguiente espacio es para respuestas o reacción de las funcionarias y funcionarios presentes.
  • A partir de este momento facilite un espacio de diálogo entre las partes, indicando el tiempo disponible para ello.
  • Proceda a facilitar un cierre de la audiencia guiando a los y las participantes a clarificar si se requieren mecanismos de seguimiento, de ser así identifique cuáles serían y prográmelos. Si hay acuerdos es importante destacarlos al final de la sesión.

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6. Personal de apoyo

Identifique el personal de apoyo que pudiera ser requerido en la sesión.

No olvide nombrar una persona que realice el acta de la sesión.

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III. Posibilidades a partir de la audiencia

De acuerdo con el desarrollo de una audiencia, es posible derivar los seguimientos en otras actividades de participación ciudadana.

Visite el índice para contar con un panorama al respecto y proceda como corresponda.

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