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Transparencia y rendición de Cuentas

I. Aclarando conceptos

La rendición de cuentas es un mecanismo muy importante en los sistemas democráticos, pues permite informar sobre la manera como se han administrado recursos, no sólo económicos, sino también humanos y materiales.

Además es una oportunidad para la retroalimentación, pues las personas a quienes se rinde cuentas podrían sugerir formas innovadoras y creativas para el trabajo que se realiza.

Teniendo en cuenta que existen múltiples maneras para hacer una rendición de cuentas, esta guía ofrece un modelo que puede ser adaptado de acuerdo con las necesidades y la realidad de su oficina o despacho.

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II. Planificación

El éxito de una actividad de rendición de cuentas radica en su cuidadosa y detallada planificación. Por ello deben tomarse previsiones basadas en criterios tales como los siguientes:

  • Contar con al menos un mes para promocionar y/o convocar su puesta en marcha.
  • Lo que quiere decir que, al menos seis semanas antes del día de realización, debe tener asegurado el espacio y a las personas que participarán.
  • Se recomienda empezar los preparativos al menos dos meses antes de la fecha de ejecución de la actividad.

Esta guía presenta una serie de pasos que usted puede seguir y adaptar a la realidad de su oficina o despacho. Además, incluye algunos instrumentos descargables que pueden ser editados de acuerdo con sus necesidades, el tiempo y los recursos disponibles.

Para empezar:

  • Lea el documento “plan de acción” y descargue la plantilla correspondiente, pues va a ser requerida en el desarrollo de la planificación.
  • Luego continúe leyendo este documento, donde se presentan los pasos sugeridos para planificar la actividad.
  • Cada paso es, en sí mismo, una acción. Por lo cual, cada uno deberá ser escrito en el Plan de Acción, asignándole responsables, fechas límite de realización y recursos.
  • Usted solamente debe seguir las instrucciones que se brindan. Al finalizar, dispondrá de un instrumento que le facilitará la preparación y ejecución de la tarea.

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El grupo organizador

Para preparar la actividad de participación ciudadana, es conveniente contar con un grupo de personas que asuman las tareas identificadas en cada una de las fases. Por ello, el primer paso será definir este componente.

¿Qué se hace?

  • Lea el documento "El grupo organizador".
  • Arme su equipo de trabajo y escriba los nombres de las personas responsables en el plan de acción.

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El tema y los objetivos

El segundo paso es un momento para definir el tema a tratar y lo que el grupo organizador se propone con la actividad.

¿Qué sigue?

  • Lea el apartado "Tema y objetivos" que explica estos dos elementos.
  • Una vez definidos, escríbalos en el plan de acción.

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La población meta

Con el tercer paso, se define la población a la que va dirigido este espacio.

¿Qué sigue?

  • Lea el apartado "Población meta".
  • Cuando haya definido su población, escríbala en el plan de acción.

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Organización de los contenidos de la rendición de cuentas

Por la magnitud de este paso, debe ser incluido como una tarea dentro del plan de acción y se le debe asignar un equipo dedicado exclusivamente a su realización.

Idóneamente ese equipo debería estar integrado por representantes de las oficinas y despachos donde se encuentra la información requerida. Sin embargo, es posible empezar con un núcleo que, paulatinamente, vaya integrando a otras personas.

Tareas para el equipo responsable

  • Leer el "Documento de apoyo para la rendición de cuentas".
  • Luego vuelva a esta guía, para leer el siguiente apartado "Organización de los contenidos de la Rencidición de Cuentas".
  • Siga las orientaciones que allí se incluyen para elaborar una propuesta que presente al equipo organizador para su retroalimentación y validación.

Esta tarea conlleva cinco pasos: la definición de contenidos, la sistematización de la información, definición de los presentadores y presentadoras de la actividad, invitación y convocatoria y un apartado de consideraciones a tener en cuenta.

A continuación se explica lo que el equipo organizador debe realizar paso a paso.

Definición de los contenidos de la rendición de cuentas

Existen dos tipos de contenidos que pueden ser incluidos en este proceso: (a) los contenidos institucionales obligatorios y (b) la información de interés para la ciudadanía.

Contenidos institucionales obligatorios

  • Compromisos establecidos por ley.
  • Compromisos adquiridos en la planificación operativa y estratégica.
  • Ejecución presupuestaria.
  • Acciones por el mejoramiento institucional.
  • Desempeño de la gestión pública.

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Información de interés para la ciudadanía

  • Información solicitada frecuentemente por personas, organizaciones de la sociedad civil, instituciones, centros académicos, entre otros.
  • Información pertinente a una coyuntura específica de la realidad nacional.
  • Cualquier información que se considere pueda ser útil para la sociedad civil, la ciudadanía e instituciones.
  • Temas propuestos por las personas usuarias y ciudadanía en otras actividades de participación ciudadana, tales como foros, mesas de diálogo, consejos ampliados, etc.

Partiendo de esta información, realice las siguientes tareas

  • Basándose en la lista anterior, defina los contenidos que tendrá el proceso que usted organiza.
  • Reflexione si el equipo que organiza esta tarea requiere otros apoyos para realizarla y búsquelos.
  • Identifique las personas de su oficina o despacho que tienen la información requerida.
  • Comunique a todas las personas de su oficina o despacho que se realizará un proceso de rendición de cuentas, en el que se requerirá apoyo de todos y todas. Cuénteles las solicitudes de colaboración que tenga hasta ese momento, especialmente las relativas a la información requerida para el proceso, e indique que es posible que se requieran otras posteriormente.

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Sistematización de la información

En esta actividad se escribe el documento de texto con los contenidos, se eligen los medios para hacer la presentación y se elaboran los materiales que serán utilizados para exponer.

Las tareas a realizar son las siguientes:

  • Elegir a las personas responsables de redactar el documento de rendición de cuentas.
  • Determinar los formatos de apoyo que utilizará, por ejemplo: una presentación tipo PowerPoint, LibreOffice o Prezi.
  • Nombrar a las personas responsables de elaborar los materiales de exposición. Estas personas deberán basarse en el documento redactado para este fin.
  • Las personas responsables de esta tarea deben partir de las características de la población meta para redactar y ordenar la información. Por ello, deben seguir las orientaciones del documento “Características de la información dirigida a la ciudadanía”

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Definición de los presentadores y presentadoras de la rendición de cuentas

Se debe definir quienes serán las personas que presentarán la rendición de cuentas, quienes lógicamente deberán tener un vasto manejo del tema y sus contenidos. Es recomendable solicitar una reunión con esa persona para invitarle formalmente a que asuma esta tarea, o bien puede ser usted mismo. En todo caso lo más importante es tener claro que el rol desempeñado por la persona que presenta va a contar con numerosos apoyos durante el proceso derivados del trabajo en equipo.

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Invitación a la actividad de rendición de cuentas

Se debe hacer una invitación que será enviada a la población meta por medios virtuales y presenciales. Puede para ello realizarse invitaciones telefónicas o bien aprovechar reuniones en instituciones para invitar personalmente.

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Otras consideraciones

  • Las instancias superiores, pueden nutrir sus rendiciones de cuentas con información proveniente de las oficinas y despachos que se encuentran en su jurisdicción. Por ejemplo: un circuito judicial puede nutrir su informe con los realizados por oficinas y despachos que se encuentran en su territorio; pero también el Consejo Superior o la Presidencia del Poder Judicial podrían nutrir sus informes con las rendiciones de cuentas realizadas por los circuitos judiciales y sus dependencias.
  • Siembre se debe tomar en cuenta a las autoridades institucionales que deben estar al tanto del proceso y las que deben ser invitadas a la rendición de cuentas.

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Definición de la dinámica de realización de la rendición de cuentas

En este paso se consideran y resuelven las distintas tareas logísticas que se realizan el día en que se presenta la rendición de cuentas.

Por se magnitud, debe ser incluido como una tarea dentro del plan de acción y se le debe asignar un equipo dedicado exclusivamente a su realización.

Tareas para el equipo responsable

  • Lea el apartado "Dinámica de un Foro". Aunque se trata de una actividad distinta, esa guía brinda las orientaciones logísticas a tener en cuenta para la rendición re cuentas.

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Promoción y convocatoria

Dependiendo de los objetivos que se proponga con la rendición de cuentas será necesario plantear mecanismos de promoción, de convocatoria, o ambos.

Este paso requiere del nombramiento de un equipo que se dedique exclusivamente a desarrollarlo. El trabajo del equipo será realizado en coordinación con el grupo organizador, a quien le presentará una propuesta de lo que planifique.

Tareas para el equipo responsable

  • Para planificar la promoción y convocatoria, todos lo pasos anteriores deben haber sido clarificados.
  • Para empezar, descargue una plantilla de plan de acción y téngala a mano. Se requiere un plan de acción propio, pero se usa solamente la segunda parte de la plantilla, que es donde se planifican las acciones a llevar a cabo.
  • El equipo debe leer el documento "Promoción y convocatoria", donde se explica cada uno de estos procesos y sus implicaciones.
  • A partir de la lectura, debe definir cuál es el mecanismo más idóneo para su actividad, o si requiere una combinación de ambos. Luego procede a construir el plan de acción para la promoción de la convocatoria

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Conclusiones

  • Todos estos elementos que componen la planificación, deben ser reflexionados y definidos por el grupo organizador o por el equipo gestor.
  • Recuerde que la planificación de una actividad requiere más tiempo que la propia implementación.
  • Siempre tenga presentes los tiempos, pues es mejor que una actividad no sea aplazada o cancelada después de haber sido promocionada. Antes de dar una fecha de realización, revise cuánto tiempo le llevará la planificación.
  • El rompecabezas de la planificación se arma de acuerdo con sus necesidades, su realidad y los requerimientos que tenga. Por ello los pasos de planificación son sugerencias que pueden ser adaptadas o modificadas por el grupo organizador a su conveniencia.

¡Buena Suerte!

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III. Ejecución

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IV. Seguimientos

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