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Puestos informativos

I. Aclarando conceptos

  • Los puestos informativos son, como su nombre lo indica, espacios para la difusión de información al público, sobre un tema que se considera importante.
    Ejemplos de ello son: trámites específicos, servicios, normativas o novedades, entre otros.
  • Existen distintos tipos de puestos informativos y su duración puede variar. Seguidamente se anotan algunas de estas características.

Tipos de puestos informativos

Existen diferentes tipos de puestos informativos, a continuación se explican tres:

  • Ventanilla: Cuando existe un espacio físico con ventanillas, se puede habilitar una de ellas como puesto informativo.
  • Quiosco: Se pone en funcionamiento con una mesa, afiches, plantas y otros elementos decorativos que llamen la atención de las personas. Estos se utilizan mucho en ferias institucionales o ciudadanas, pero también pueden ser usados en la institución, colocándose en lugares estratégicos y vistosos para una población meta específica.
  • Plataforma: simplemente se coloca una mesa con desplegables y materiales informativos. También se puede agregar una pizarra informativa o una serie de carteles que complementen la información que se brinda al público.

Un puesto informativo es más que infraestructura con información, por ello deberá ser atendido por personas que brinden atención al público.

Duración

Los puestos informativos pueden ser temporales o permanentes.

Puestos Informativos temporales
Son habilitados por un período determinado de tiempo (varios días, unas semanas o unos meses)

Algunos ejemplos son

  • Un puesto informativo de un día, para la celebración de una fecha importante, como el día de la libertad de expresión.
  • Un puesto informativo colocado cuatro meses antes de la conmemoración de la fundación del Poder Judicial, que difunde su importancia para la sociedad costarricense y los servicios que brinda.
Puestos Informativos permanentes
Son habilitados por períodos de tiempo muy prolongados (anuales) o por períodos indefinidos de tiempo.

Algunos ejemplos son

  • Un puesto informativo que se coloca por un año, a fin de posicionar una nueva normativa que atañe a la ciudadanía.
  • Un puesto informativo colocado indefinidamente para difundir y promocionar los servicios que el Poder Judicial brinda a la ciudadanía costarricense, sus procedimientos y las ubicaciones físicas de las oficinas que les corresponden.

Condiciones para el funcionamiento

Para lograr el objetivo que se proponen los puestos informativos deben cumplir con ciertas condiciones:

  • Ubicación estratégica: deben ser fácilmente ubicables. Colóque su puesto en lugares de alto tránsito de personas, preferiblemente en los ingresos al edificio o en explanadas u otros espacios.
  • Ser identificables: deberán contar con rotulaciones claras, bonitas y vistosas, que llamen la atención de las personas y que expliquen por sí mismas de qué se trata el puesto informativo. La rotulación debe invitar a que las personas consulten y pidan información.
  • Ser accesibles: todas las personas deben tener la posibilidad de acceder al puesto con autonomía, por ello piense en las condiciones que garanticen el real  tanto en términos físicos como informativos. Lea el documento "Características de la información dirigida a la ciudadanía" para tomar las previsiones correspondientes.

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II. Planificación

El éxito de cualquier actividad de participación ciudadana radica en su cuidadosa y detallada planificación. Por ello deben tomarse previsiones basadas en criterios tales como los siguientes:

  • Contar con al menos un mes para promocionar y/o convocar la puesta en marcha del quiosco o puesto informativo.
  • Lo que quiere decir que, al menos seis semanas antes del día de realización, debe tener asegurado el espacio y a las personas que lo atenderán.
  • Se recomienda empezar los preparativos al menos dos meses antes de la fecha de ejecución de la actividad.

Esta guía presenta una serie de pasos que usted puede seguir y adaptar a la realidad de su oficina o despacho. Además, incluye algunos instrumentos descargables que pueden ser editados de acuerdo con sus necesidades, el tiempo y los recursos disponibles.

Para empezar:

  • Lea el documento "Plan de Acción" y descargue la plantilla correspondiente, pues va a ser requerida en el desarrollo de la planificación.
  • Luego continúe leyendo este documento, donde se presentan los pasos sugeridos para planificar la actividad.
  • Cada paso es, en sí mismo, una acción. Por lo cual, cada uno deberá ser escrito en el Plan de Acción, asignándole responsables, fechas límite de realización y recursos.
  • Usted solamente debe seguir las instrucciones que se brindan. Al finalizar, dispondrá de un instrumento que le facilitará la preparación y ejecución de la tarea.

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Elementos para la planificación del puesto informativo

1. El grupo organizador

Es conveniente contar con un grupo de personas que asuman las tareas necesarias. Por ello, el primer paso será definir este componente. Además del equipo organizador debe definirse quienes atenderán a las personas usuarias en el puesto, debe tratarse de personas con ciertas habilidades de expresión oral y sobre todo que tengan mucha vocación de servicio y disposición a atender las consultas que se les planteen, asimismo es fundamental que cuenten con un conocimiento básico sobre el funcionamiento y estructura de la institución, con el fin de que pueda llevar a cabo una orientación efectiva.

¿Qué se hace?

  • Lea el documento "El grupo organizador".
  • Arme su equipo de trabajo y escriba los nombres de las personas responsables en el plan de acción.

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2. El tema y los objetivos

El segundo paso es un momento para definir el tema a tratar y lo que el grupo organizador se propone con la puesta en marcha del puesto informativo. Si se trata de un puesto informativo temático, por ejemplo cobre violencia doméstica, las personas que le asuman deben contar con conocimiento en la materia.

¿Qué sigue?

  • Lea el apartado "Tema y objetivos" que explica estos dos elementos.
  • Una vez definidos, escríbalos en el plan de acción.

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3. La población meta

Con el tercer paso, se define la población a la que va dirigido este espacio.

¿Qué sigue?

  • Lea el apartado "Población meta".
  • Cuando haya definido su población, escríbala en el plan de acción.

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4. Tipo de puesto informativo

El tipo de puesto informativo depende de los objetivos y de la población meta. Recuerde que para elegir adecuadamente, puede volver al apartado conceptual y repasar los tipos anotados: ventanilla, quiosco, plataforma.

¿Qué sigue?

  • Defina el tipo de puesto informativo.
  • Agregue una línea a la primera parte del plan de acción y escriba el tipo de puesto elegido.

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5. Duración

En este paso se define por cuanto tiempo será colocado el puesto informativo, lo que depende de los recursos disponibles, así como de los objetivos propuestos.

¿Qué sigue?

  • Defina los siguientes datos sobre el puesto:
    • la fecha de inicio
    • la fecha de finalización
    • el tiempo total de funcionamiento.
  • Agréguelos al plan de acción.

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6. Promoción y Convocatoria

Dependiendo de los objetivos que se proponga, una actividad de participación ciudadana puede requerir que se planteen mecanismos de promoción, de convocatoria, o ambos. Por ejemplo en el caso del puesto de información, puede publicitarse por medios internos institucionales y además es muy recomendable hacerlo también en medios de comunicación externos, para ello puede coordinar con el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional, quienes pueden ofrecerle apoyo en esta tarea.

Tareas para el equipo responsable

  • Para planificar la promoción y convocatoria, todos lo pasos anteriores deben haber sido clarificados.
  • Para empezar, descargue una plantilla de plan de acción y téngala a mano. Se requiere un plan de acción propio, pero se usa solamente la segunda parte de la plantilla, que es donde se planifican las acciones a llevar a cabo.
  • El equipo debe leer el documento "Promoción y convocatoria", donde se explica cada uno de estos procesos y sus implicaciones.
  • A partir de la lectura, debe definir cuál es el mecanismo más idóneo para su actividad, o si requiere una combinación de ambos.
  • Luego procede a construir el plan de acción.

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7. Montaje del puesto informativo

Una vez definidos los pasos anteriores, la siguiente tarea es pensar cómo se va a armar el puesto informativo.

Algunas preguntas clave para resolver este paso son:

  • ¿qué se requiere?
  • ¿cuáles acciones deben ser llevadas a cabo?
  • ¿cuáles son las actividades para cada acción?
  • ¿cuáles son los recursos institucionales que se requieren para implementarlo, tanto materiales como humanos?
  • ¿quiénes se hacen responsables de las tareas identificadas en este proceso?

Este paso requiere de un equipo de personas que se dedique exclusivamente a estructurar una propuesta que sea avalada por todo el grupo organizador. A continuación se señalan las tareas para el equipo responsable de este paso.

Tareas para el equipo responsable

  • Para empezar, descargue una plantilla de plan de acción y téngala a mano. Se requiere un plan de acción propio, pero se usa solamente la segunda parte de la plantilla, que es donde se planifican las acciones a llevar a cabo.
  • Seguidamente encontrará un ejemplo de plan de acción, que incluye actividades y preguntas clave para su definición. Básese en ese ejemplo para llenar el suyo. Recuerde: es solo un ejemplo que usted puede modificar de acuerdo con lo que se propone.
  • Todas las personas vinculadas con esta tarea deben conocer y respetar los contenidos del apartado “condiciones para el funcionamiento de un puesto informativo” incluido en la parte I. Aclarando conceptos.

Montaje del Puesto Informativo

Ejemplo de plan de acción
Acción Preguntas clave para definir las actividades de la acción Ejemplos
1. Funcionamiento del puesto ¿Qué se requiere para que el puesto informativo funcione adecuadamente? Iluminación, computadora, sillas teléfono, libretas, lapiceros…
2. Ambientación del puesto ¿Qué materiales se necesitan para ambientar o decorar el puesto informativo? Mesa o escritorio con llave para guardar materiales, manteles, pizarra mural, afiches, plantas, banners, banderas…
3. Contenidos del puesto ¿Cuáles materiales se distribuirán en el puesto? ¿Deben ser confeccionados, o hay existencias? ¿A quién se solicitan? ¿Cuál es la cantidad aproximada que se necesita? Recuerde que deben ser inclusivos y accesibles para todas las personas por igual. Desplegables, volantes, audios, afiches, etcétera.
4. Promoción del puesto Defina un pequeño equipo responsable de la promoción (paso número 6) para definir esta acción y coordine con el Departamento de Prensa y Comunicación Organizacional las actividades de difusión. Recurso humano
5. Atención del puesto Informativo Partiendo de si el puesto es temporal o permanente, se debe establecer claramente el recurso humano que lo atenderá.
El puesto debe ser atendido por un mínimo de dos personas.
Se debe definir si se hacen equipos que rotan y sus horarios de atención.
Recurso humano, definir rotación y horario.

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8. Conclusiones

  • Todos estos elementos que componen la planificación, deben ser reflexionados y definidos por el grupo organizador o por el equipo gestor.
  • No olvide que cada elemento es una tarea que debe ser incluida en el plan de acción, asignándole los recursos que se indican en la guía.
  • Recuerde que la planificación de una actividad requiere más tiempo que la propia implementación.
  • Siempre tenga presentes los tiempos, pues es mejor que una actividad no sea aplazada o cancelada después de haber sido promocionada. Antes de dar una fecha de realización, revise cuánto tiempo le llevará la planificación.
  • El rompecabezas de la planificación se arma de acuerdo con sus necesidades, su realidad y los requerimientos que tenga. Por ello los pasos de planificación son sugerencias que pueden ser adaptadas o modificadas por el grupo organizador a su conveniencia.

¡Buena Suerte!

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III. Ejecución

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IV. Seguimientos

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