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Los consejos ampliados

I. Aclarando conceptos

Los Consejos ampliados son actividades propias del Consejo Superior y de los Consejos de Administración de Circuito.

Se trata de sesiones públicas a las que pueden ser invitadas una gran diversidad de actores: funcionarias y funcionarios del Poder Judicial, organizaciones de la comunidad, sectores sociales y ciudadanía en general. Por esa razón, los Consejos Ampliados constituyen una posibilidad para la retroalimentación del quehacer institucional, en sus distintos ámbitos.

En las audiencias del Consejo Superior, se pueden tomar decisiones que impliquen acciones conjuntas posteriores. Es por ello que esta guía busca contribuir con los Consejos Ampliados, presentando una serie de sugerencias y herramientas orientadas a fortalecer la preparación y ejecución de las audiencias, ya que estas son espacios importantes para el diálogo y para la acción a nivel institucional y ciudadano.

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II. Planificación de las audiencias

Como se indicó anteriormente, existen dos tipos de audiencias: las que se llevan a cabo con el personal judicial y las que se realizan con la ciudadanía, tanto particular como organizada.

Cada audiencia se realiza de forma separada: con funcionarios y funcionarias por la mañana; con sociedad civil por la tarde. Sin embargo existen elementos comunes a tener en cuenta en la planificación de cada espacio, algunos de los cuales se anotan en este apartado.

Lógicamente se trata de una lista sugerida y sujeta a modificaciones o ampliaciones de acuerdo con la realidad de cada circuito judicial. La preparación de las audiencias debería estar a cargo de la administración regional, pero desde una lógica de coordinación conjunta con los funcionarios y las funcionarias o con representantes de la sociedad civil, según corresponda.

Antes de señalar los aspectos de planificación, se anotan algunas consideraciones a tener en cuenta.

1. Consideraciones clave

  • Las audiencias del Consejo Superior deben ser comprendidas como espacios de diálogo, donde todas las personas, sean funcionarias o representantes de la sociedad civil, pueden y deben participar. No se trata de un espacio para que una de las partes exponga y la otra escuche pasivamente, sino de un espacio para dialogar, tomar acuerdos y accionar.
  • Debido a lo anterior, la administración regional debe implementar acciones que faciliten esa visión. Lo que implica coordinar la preparación de las audiencias con los actores y actoras participantes en cada una.
  • Sin embargo, propiciar que este sea un espacio de diálogo no depende sólo de las administraciones regionales, sino que es una tarea de todas las personas e instancia vinculadas. Por ello, las audiencias deberían reproducir dinámicas participativas en las que las y los participantes (sean personas funcionarias o sectores sociales) tengan posibilidad de proponer y contribuir.
  • En el caso de las audiencias ciudadanas, se debe tener presente que la sociedad civil es una aliada de las instituciones, pues puede ofrecer puntos de vista enriquecedores y soluciones innovadoras y creativas. Este proceso también contribuye y enriquece a la sociedad civil y al fortalecimiento de la democracia.
  • Las administraciones regionales deben contar con listados de personas clave y organizaciones locales o nacionales, que puedan ser invitadas a participar en los Consejos Ampliados, tanto en la fase de planificación, como en la implementación de las audiencias.
  • Aunque las audiencias sean convocadas por el Poder Judicial, debe considerarse la posibilidad de que, en algún momento, la sociedad civil organizada también las solicite.

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2. Elementos para la planificación

Si bien cada audiencia es independiente, comparten elementos comunes de planificación. Estos componentes se explican en este apartado, haciendo la salvedad de que es un ejercicio que se debe hacer separadamente, al planificar cada una de las audiencias del Consejo Superior.

  • Definición del tema y los objetivos de la audiencia

    Las audiencias tienen uno o más temas a tratar, es importante que se realice una delimitación clara de la temática y de los objetivos propuestos.

    Para fortalecer las audiencias como espacios de interacción y diálogo, es fundamental que los temas sean de interés común, tanto del Consejo Superior como de los actores y actoras participantes. Los objetivos también deben responder a esa lógica. Es posible identificar temas importantes en consultas ciudadanas que se hayan realizado con antelación o bien que aparezcan como relevantes por la petición específica de personas particulares o de organizaciones.

    La administración regional debe identificar cuáles son las autoridades judiciales, personas funcionarias clave, organizaciones y sectores de la sociedad civil que podrían ser consultados para llevar a cabo esta definición.

    Además se recomienda leer el apartado “Tema y objetivos” que explica estos dos elementos.

  • Lista de personas invitadas

    Se trata de definir claramente las personas que deberían estar presentes en cada audiencia, sean funcionarias, funcionarios y autoridades judiciales; o ciudadanía, organizaciones, cámaras y sectores de la sociedad civil.

    La definición de esta lista se encuentra estrechamente vinculada con el tema que será tratado y con los objetivos propuestos.

    Además, en el caso de la sociedad civil, probablemente las organizaciones de la zona o personas líderes de la comunidad, pueden tener otros contactos estratégicos que convendría incluir.

    Una vez definido el listado, se debe unificar un texto que dé cuenta del tema y otros detalles relevantes de la audiencia, y que invite a participar, señalando fecha, hora y lugar donde será celebrada.

    En el caso de audiencias institucionales, la invitación se envía por los canales internos de comunicación.

    En el caso de las audiencias ciudadanas, la invitación se envía electrónicamente desde la Institución, o se entrega de forma impresa a las personas con difícil acceso a la Internet.

  • Preparar una agenda

    La agenda es un instrumento que se emplea el día en que se realiza la audiencia. Es muy útil porque permite organizar el tiempo, asegurando así el cumplimiento de los objetivos. Además puede ser un instrumento poderoso para garantizar la participación de todas las personas presentes.

    En el apartado “La agenda” se amplía este aspecto y se brinda una plantilla descargable y editable de acuerdo con sus requerimientos y gustos.

    Una vez definida y consensuada la agenda, tanto con el Consejo Superior como con otras personas u organizaciones clave, se deben tener copias digitales o impresas para distribuir entre las y los asistentes, al inicio de la actividad. Otra alternativa posible es disponer de uno o más carteles con la agenda, que deben ser visibles para todas las personas durante la sesión.

  • Preparación de materiales

    Dependiendo de la temática y los objetivos, puede ser necesario preparar algunos materiales.

    Realice un listado y encargue a una o más personas para que se aseguren de que se cuente con todos los materiales necesarios en cada audiencia.

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III. Ejecución

Se recomienda que para el desarrollo de la sesión se inicie con algunas palabras de bienvenida que sean breves y que enmarquen la actividad. Este espacio no debe superar los 10 minutos.

Después de la bienvenida se procede a la presentación de las personas que participarán: miembros del Consejo, funcionarias y funcionarios y representantes de sociedad civil.

Luego se introduce el tema de la sesión y se indica por qué se ha considerado importante tratarlo. Esto contribuye con la transparencia institucional. Al desarrollo del tema debe dedicarse una buena parte de la agenda, aunque también es muy importante dedicar suficiente tiempo a los comentarios, preguntas y sugerencias de las personas que han sido invitadas a asistir.

Esta participación puede propiciarse de diversas formas, puede ser que dependiendo de la complejidad del tema se decida abordarlo por subtemas, en este caso se recomienda que en cada uno se incluya un espacio para participación activa de la ciudadanía.

Si el tema del consejo ampliado ha sido propuesto por sociedad civil o por funcionarias y funcionarios puede incluso pensarse en dar la palabra a estos para que expongan sus inquietudes después de la presentación. Esta recomendación propicia que las personas invitadas se sientan parte fundamental del proceso.

Por cada hora de exposición oral se recomienda intercalar con 40 minutos de participación del público. Para la ejecución es muy importante contar con una persona que se encargue de tomar nota sobre lo conversado, y que anote en orden todas las preguntas del público. Antes de cerrar la participación de las personas (ciudadanía o funcionarios y funcionarias) se recomienda revisar brevemente los apuntes de sus consultas a fin de que no quede ninguna inquietud sin tratar.

Para cerrar la sesión pueden recapitularse los aspectos centrales y los acuerdos –si los hubo- así todos y todas retendrán más fácilmente en la memoria estos aspectos.

En el apartado "Ejecución" encontrará más ideas que pueden ser útiles en la realización de las audiencias.

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IV. Seguimientos

Es muy importante que los acuerdos tomados en las audiencias y las personas o instancias responsables de implementarlos, queden claramente registrados el acta correspondiente a la sesión.

Además esta acta es fundamental para ejecutar las acciones correspondientes al cumplimiento de los acuerdos tomados. Es recomendable que estos acuerdos se revisen periódicamente para verificar que se han cumplido en la medida de lo posible y e caso de que alguna circunstancia impida la concreción de los mismos debe informarse a la ciudadanía o funcionarios los motivos por los cuales se pospone la solución demandada.

Devolución de la actividad

Los acuerdos y principales puntos tratados en la sesión deben ser parte de la devolución de la actividad a los actores y organizaciones invitadas.

La devolución comprende la entrega del acta de la sesión, el informe de seguimiento a los acuerdos –indicando los avances realizados y las limitaciones que pudieran existir–, así como cualquier información relevante para las partes.

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Oportunidades resultantes de los acuerdos

A partir de los acuerdos tomados, pueden surgir oportunidades para realizar otro tipo de actividades de participación ciudadana, sean informativas, de sensibilización, consulta o formativas.

Consulte el índice de esta guía para considerar otras actividades que pueden ser de utilidad para el seguimiento de los acuerdos tomados en los Consejos Ampliados.

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