INCAPACIDADES
De conformidad con el artículo 42 de la Ley Orgánica del Poder Judicial corresponde a la Dirección Ejecutiva tramitar las incapacidades de todos los servidores judiciales.
Para la presentación de las incapacidades se deben tomar en cuenta
lo estipulado por esta Dirección en la circular 75-2011 del 1° de
noviembre de 2011, la cual en lo que interesa dice:
En virtud de que se han
venido presentando, incumplimientos en el envío de los documentos de
incapacidad por parte de las oficinas judiciales, se reiteran las
directrices emitidas al efecto por esta Dirección Ejecutiva, mediante
Circular Nº43-2008 de 12 de noviembre de 2008, acerca del trámite de
incapacidades, otorgadas por los médicos de empresa o el Servicio de
Salud para Empleados, Clínicas o EBAIS de la Caja Costarricense de
Seguro Social y el Instituto Nacional de Seguros.
Asimismo, se incorporan nuevas disposiciones, con
el fin de agilizar el trámite de las incapacidades y su cobro ante las
respectivas instituciones, así como el pago del salario de los
servidores(as) sustitutos(as).
1) Cuando el médico
o la secretaria de los médicos de empresa, Clínica o EBAIS de la
Caja Costarricense de Seguro Social, les entreguen el documento de
incapacidad (AVISO AL PATRONO),
se deberá revisar que contenga los siguientes datos indispensables:
fecha de emisión, nombre y número de cédula correctos; que el
período de incapacidad sea el mismo tanto en número como en letras y
que el documento esté firmado y sellado.
2)
Independientemente del número de días por el cual se haya extendido
la incapacidad, la tarjeta de cartón emitida por el médico de
empresa, debe ser entregada en la Clínica o EBAIS de la C.C.S.S. a
la que está adscrita la servidora o el servidor y solicitar que le
consignen el sello de recibido en la boleta blanca. Para realizar
este trámite cuenta con cinco días hábiles posteriores a su emisión
y se hace necesario que la servidora o el servidor porte la Orden
Patronal y el carné del Seguro Social. Sin este requisito (sello de
recibido) el Poder Judicial no podrá hacer efectivo el subsidio que
le corresponde cancelar a la C.C.S.S. Los médicos de empresa están
autorizados únicamente para emitir incapacidades iguales o menores a
5 días dentro de 30 días naturales.
3)
Toda incapacidad emitida por la C.C.S.S. o el I.N.S.,
independientemente del número de días de que se trate o de que se
sustituya o no al servidor(a) incapacitado(a), debe enviarse
debidamente cumplimentada, mediante oficio, a la Dirección Ejecutiva
para su debido trámite. Cuando se trate de documentos emitidos en
los formularios oficiales de la C.C.S.S., también se debe adjuntar
la CONSTANCIA PARA COBRAR SUBSIDIOS
(parte inferior del formulario), en la cual deben consignarse los
datos de nombre, cédula y período.
4)
El
servidor(a) incapacitado(a) debe presentar la respectiva boleta ante
su superior inmediato dentro del tercer día. El jefe de oficina,
una vez verificados los datos y sello, señalados en el punto 1),
procederá a remitir la boleta original en forma inmediata a la
Dirección Ejecutiva a efecto de evitar que la C.C.S.S. o el I.N.S.
apliquen la figura de la prescripción en el reintegro del respectivo
subsidio.
5)
Toda recomendación de incapacidad extendida por
médicos particulares
(dictamen médico) debe llevarse a la Clínica o EBAIS correspondiente
dentro de las 48 horas siguientes.
La
Dirección Ejecutiva está imposibilitada de tramitar este tipo de
documentos si no cuenta con el aval de la C.C.S.S. La CCSS puede
denegar o conceder la incapacidad, en cuyo caso, el dictamen
médico será sustituido por los formularios oficiales que para esos
efectos utiliza la CCSS.
6) Cuando la CCSS solicite al servidor(a)
presentarse a una de sus sedes a realizar el cambio de una boleta de
incapacidad otorgada, este tiene la obligación de retirarla y
entregarsela a su superior, para que sea remitida a esta Dirección
para el trámite respectivo.
7) Las reaperturas de casos por Riesgo de
Trabajo se realizarán por parte del Jefe de la oficina y únicamente
se recibirán incapacidades originales otorgadas al amparo de
la póliza Nº0076756 que corresponde al Poder Judicial. Para reportar
estos accidentes se debe proceder conforme lo indicado en la
Circular N°18-2007 de esta Dirección.
8)
Bajo ningún
concepto las incapacidades se deben adjuntar a las proposiciones de
nombramiento que se envían al Departamento de Personal.
Cuando sea
necesario enviar los oficios con las incapacidades por
correspondencia y no se disponga de correo interno, se sugiere
remitir los documentos mediante correo certificado (no “EMS”), en
razón de que si se extravían, causará inconvenientes a la persona
incapacitada, ya que deberá gestionar un duplicado. Además la
oficina contará con un respaldo del envío.
9) El sistema que al efecto se lleva, no
permite el ingreso de períodos de incapacidad, si el servidor(a) no
cuenta con nombramiento, por consiguiente se solicita realizar los
nombramientos de las servidoras y los servidores en forma oportuna,
según corresponda, con el fin de no causar atrasos en el trámite. A
los servidores meritorios no se les puede tramitar incapacidades,
por tanto no deben enviarse.
10) Debido al Convenio suscrito entre el
Poder Judicial y la CCSS, los servidores(as) judiciales
incapacitados reciben la totalidad de su salario.
Por
lo tanto, los servidores(as) no deben realizar ninguna gestión de
cobro de subsidio ante la CCSS o el INS, ya que esto se constituiría
en sumas giradas de más, por lo que se procederá a
informar ante quien corresponda, para que se sienten las
responsabilidades civiles, penales o disciplinarias que resulten
aplicables. Así mismo, se iniciará el procedimiento de cobro del
monto respectivo.
11) El registro de incapacidades únicamente
se efectúa con vista en los documentos originales por (enfermedad,
maternidad, riesgo de trabajo y accidente de tránsito). Por
consiguiente, NO deben remitirse copias, fotocopias o los documentos
vía fax.
12) Se recomienda hacer del conocimiento
estas directrices, del personal de recién ingreso, que se le asigne
las labores relacionadas con el trámite de incapacidades.
13) Se les recuerda a los jefes de oficina,
el deber que tienen de velar por el cumplimiento de las
disposiciones que se han emitido referidas al trámite de
incapacidades.
Para mayor información pueden comunicarse con los encargados de incapacidades de esta Oficina:
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